Відповідно до п. 12 Порядку, для взяття на постійний або тимчасовий консульський облік подаються такі документи:

1. Заява. Подається особою від 16 років особисто або дистанційно (поштою). Для осіб до 16 років заяву подає один із батьків, опікунів, піклувальників або інших законних представників.

2. Фотокартка розміром 10×15 см для сканування та внесення до системи «е-Консул».

3. Паспорт громадянина України для виїзду за кордон.

4. Копія сторінки паспорта з відміткою про оформлення документів для виїзду на постійне місце проживання.

5. Копія документа з інформацією про місце народження (паспорт, свідоцтво про народження або витяг з Держреєстру).

6. Копія довідки про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання — для тимчасового обліку.

7. Копія дозволу на проживання в іноземній державі (за наявності).

8. Копія документа, що підтверджує адресу за кордоном у межах відповідного консульського округу.

9. Оригінал документа про сплату консульського збору (для осіб від 16 років).

10. Паспорт законного представника та документи, що підтверджують його повноваження (для осіб до 16 років або обмежено дієздатних / недієздатних).

11. Копія рішення органу опіки та піклування про статус дитини-сироти або ДПБП — для тимчасового обліку.

Якщо рішення про статус не приймалося
Замість копії рішення подається витяг з електронної обліково-статистичної картки дитини.
 

Відповідно до п. 13 Порядку, для взяття на облік усиновлених дітей подаються:

1. Заява від усиновлювача (іноземця або громадянина України, який постійно проживає / тимчасово перебуває за кордоном).

2. Фотокартка 10×15 см. Обличчя має займати 70–80% площі, фон — білий або світло-сірий. За технічної можливості фото може бути зроблене безпосередньо в ЗДУ.

3. Паспорт дитини (для виїзду за кордон, службовий або дипломатичний) та копія сторінки даних.

4. Оригінали та копії паспортних документів усиновлювачів.

5. Оригінал та копія рішення суду про усиновлення (або рішення ЗДУ — для усиновлення громадянами — України  дитини, яка проживає за межами України).

6. Оригінал та копія свідоцтва про народження дитини.

7. Копія дозволу на проживання (за наявності).

8. Копія документа, що підтверджує адресу за кордоном (за наявності).
    

Тимчасовий виїзд дитини-сироти, дитини, позбавленої батьківського піклування, за межі України

• Перебування до 90 днів: 
  Законні представники (опікуни, піклувальники, прийомні батьки, батьки-вихователі, а у разі перебування дитини в закладі — керівник закладу або уповноважена ним особа) зобовʼязані повідомити службу у справах дітей (ССД) за місцем первинного обліку.

• Перебування понад 90 днів: 
  Окрім повідомлення ССД — обовʼязкова постановка дитини на тимчасовий консульський облік за місцем фактичного перебування.

  Інформування МЗС України
  Після взяття дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування на тимчасовий облік ЗДУ протягом 10 робочих днів письмово інформує Міністерство закордонних справ України.
   

1. У межах одного консульського округу: усиновлювач подає заяву до тієї ж ЗДУ протягом 1 місяця.

2. При вибутті до іншого округу: усиновлювач протягом 1 місяця звертається до ЗДУ за новим місцем проживання із заявами про зняття з обліку за попередньою адресою та взяття на облік за новою.

   Облік дітей, які перемістилися за межі України у зв’язку зі збройною агресією РФ, зокрема:

• діти-сироти та діти, позбавлені батьківського піклування, які перемістилися за кордон у складі прийомних сімей, ДБСТ або разом з опікунами/піклувальниками;

• діти, які перемістилися у складі закладів інституційного догляду;

• діти, які перебувають у патронатних сім’ях.

МЗС України протягом 1 місяця після отримання документів від Держдітей, надсилає їх до відповідної ЗДУ з дорученням взяти дитину на облік.

Якщо усиновлювачі не звернулися самостійно, посадова особа ЗДУ вносить відомості до «е-Консул» на підставі документів від МЗС та письмово повідомляє усиновлювачів про необхідність звернення.
Якщо протягом ще 1 місяця усиновлювачі не зʼявилися — ЗДУ зʼясовує обставини та інформує МЗС України про результати.
 

Безоплатно

Консульський збір НЕ стягується за взяття на облік:

• дітей віком до 16 років;

•  усиновлених дітей.

Законодавством передбачено, що заяви про взяття на облік або зняття з обліку можна подати трьома способами:

• особисто — під час прийому в посольстві або консульстві;

• поштою — засобами поштового звʼязку;

• електронно — з використанням технічних і програмних засобів (після реалізації відповідних ІТ-проєктів).

Доступні способи подання документів до конкретної установи визначаються з урахуванням специфіки законодавства і практики іноземної держави, в якій вона знаходиться. Якщо у вас є сумніви, краще уточнити цю інформацію у відповідному посольстві чи консульстві України.
 

Зняття з консульського обліку регулюється пунктом 19 Порядку.

Підставами для зняття з консульського обліку є:

1. заява особи про зняття з консульського обліку, подана нею особисто. У разі зняття з консульського обліку особи, яка не досягла 16-річного віку, особи, усиновленої іноземцями або громадянами України, які постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною, така заява подається одним із батьків (усиновлювачів), опікунів, піклувальників або інших законних представників;

2. закінчення строку перебування на консульському обліку; 

3. припинення особою, яка перебуває на консульському обліку, громадянства України; 

4. смерть особи, яка перебуває на консульському обліку;

5. невиконання громадянином України, який перебуває на постійному консульському обліку, обов’язку щодо актуалізації даних;

6. повідомлення МЗС України про повернення на постійне місце проживання в Україну усиновленої дитини;

7. повідомлення територіального органу/територіального підрозділу ДМС разом із заявою про зняття з консульського обліку особи, яка досягла 14-річного віку, постійно проживала за кордоном, повернулася на постійне проживання в Україну та звернулася до територіального органу/територіального підрозділу ДМС з питання щодо оформлення паспорта громадянина України або анулювання штампу в паспорті громадянина України для виїзду за кордон про оформлення виїзду за кордон на постійне місце проживання.
    

Контакти закордонних дипломатичних установ України можна знайти на сайті МЗС України за посиланням: 

Більш детальна інформація про консульський облік громадян України за кордоном доступна на сайтах посольств і консульств або тут: